Le reporting découle directement du MANDAT : l'art. 400 CO oblige le gérant à rendre compte de sa gestion en tout temps à la demande du mandant, et à restituer tout ce qu'il a reçu.

Objectifs : transparence (confiance du propriétaire), pilotage (détecter tôt vacance, impayés, dérives de charges), décision (investissements, loyers, ventes) et preuve de la diligence du gérant.

Adapter le reporting au destinataire : le propriétaire privé d'un immeuble veut de la clarté (trésorerie, événements marquants) ; l'investisseur institutionnel exige des indicateurs normalisés, des benchmarks et des formats compatibles avec sa consolidation (souvent trimestriels).

• ›État locatif : somme des loyers contractuels annuels (cible vs effectif)
• ›Taux de VACANCE : loyers des objets vides / état locatif — en unités, en francs et en % ; suivre aussi la durée moyenne de vacance
• ›Taux de rotation : baux résiliés dans l'année / nombre d'objets — une rotation élevée coûte (remises en état, vacance, commercialisation) et peut signaler un problème (loyers, entretien, voisinage)
• ›Pertes sur loyers : impayés définitifs + créances douteuses (et suivi du contentieux)
• ›Charges d'exploitation et d'entretien : par m², en % de l'état locatif, comparées au budget et à l'historique
• ›Rendement : net (revenus − charges) / valeur de l'immeuble ; cash-flow après service de la dette
• ›Indicateurs techniques : consommations énergétiques (IDC), sinistres, avancement des travaux votés

Le décompte périodique (mensuel/trimestriel/annuel selon mandat) présente :

Les honoraires de gérance : usuellement un % de l'état locatif encaissé (~3-5 % pour la gérance courante en Suisse romande) + prestations facturées séparément selon mandat (location [souvent en % du loyer annuel], suivi de gros travaux [% du coût], contentieux, PPE à part).

Transparence totale exigée (art. 400 CO) : rétrocessions, commissions et rabais obtenus de tiers appartiennent au mandant.

• ›Recettes : loyers encaissés, frais accessoires, autres produits (antennes, parkings) — avec liste des arriérés
• ›Dépenses : entretien et réparations (détaillées, avec factures à disposition), charges d'exploitation, assurances, impôts payés par la gérance, honoraires
• ›Solde versé au propriétaire, situation de trésorerie et des provisions (fonds travaux)

Le budget annuel de l'immeuble anticipe : état locatif prévisible (échéances de baux, adaptations possibles), vacance estimée, charges courantes, programme d'entretien (issu de la planification pluriannuelle), provisions pour gros travaux.

Le suivi budgétaire (écarts budget/réel commentés) est le cœur du reporting périodique : tout écart significatif doit être expliqué (sinistre, départ imprévu, travaux anticipés).

La planification pluriannuelle des travaux (5-10 ans) fondée sur les durées de vie des éléments évite l'entretien différé et lisse l'effort financier — elle se met à jour chaque année.

Bon reporting = synthèse d'une page (chiffres clés, événements, décisions à prendre) + annexes détaillées (états locatifs, décomptes, contentieux). Graphiques d'évolution (vacance, charges) plus parlants que des tableaux bruts.

Fréquences usuelles : décompte et versement mensuels ou trimestriels ; rapport de gestion complet annuel (avec revue des loyers, des baux à échéance, du plan de travaux) ; reporting ad hoc pour événements majeurs (gros sinistre, contentieux important).

Les logiciels de gérance produisent états locatifs, décomptes et indicateurs ; le portail propriétaire en ligne devient un standard. La qualité des DONNÉES saisies (baux, échéances, objets) conditionne tout le reporting.